DSE英文商業書信寫作Writing在paper 2 / 3隨處可見 ,所要求的格式相當多元: Formal emails, Reports, Agendas, Articles, Memoranda, Notices, Minutes, Advertisements and Reviews... 其中Paper 3 Integrated skills的寫作要求,很多時都涉及Business Writing。

 

在教學生涯中,很多人問我怎樣【快速】改善writing的質量?我的實質建議是:可以先從「寫好Business Writing」著手。因為要將Business Writing「寫得精、寫得專」其實不難(相對寫故事、寫說明/議論文章的多變性質,來比較的話),關鍵只是以下3條金律及4個語法範疇而已:

三條Golden Rules:

1. 用字不必刻意艱澀。

2. 邏輯直接簡潔即可。

3. 句子以simple sentence為主,complex structure只須運用在key content就可以。

 

這三點,夠簡單吧。

 

四個語法範疇:

範疇I. 準確運用助動詞

不要看輕「助動詞」的運用,因為每一篇Business Writing都必須運用到的,躲也躲不了。可惜的是,因為太多人運用「助動詞」時只是籠統的知道該助動的「其中一個」中文翻譯,沒有細緻地搞清每個助動詞在不同「英語語境」下的仔細用法,經常can/ could ; will/ would/should等交替用錯。

 

能準確運用「助動詞」,很多時是在marker前顯示基礎實力的明証(因為華人考生經常用錯助動詞的!)。

 

範疇II. Describing a progress 要留意【3D層次感】

在Business Writing中常有「交代過去事件」(Describing a progress)的內容,在marker的角度看,學生如果能準確地寫出【時間的3D層次感】,會是一個impressive的亮點。什麼是時間的【3D層次感】呢?

 

英語表達時間是有明顯的【3D立體感】的,但是,華語表達中卻是相對2D(扁平)的。原因是: 華語並沒有’tenses’ agreement的語法「思維」。舉一個those為何中譯成「這些」(而不是「那些」)的例子,讓大家感受一下英文的3D立體及中文的2D扁平之別:

 

I now try (現在式語境)to recall what we experienced: I thought(過去式語境) the service your company provided was indeed awful. Fears and sense of helplessness overwhelmed us then. Those feelings were all we had and we found no staff to have helped...

【中譯】

我現在嘗試回想我們曾經歷的:我認為你公司提供的服務簡直是恐佈。恐懼與無助感當時充斥著我們。這些感受都是我們所有的,而且我們得不到職員協助...

 

上面英語原文’Those feelings’直譯應是「那些」感受,但為什麼中文譯成「這些」(these) 感受呢? 這個就必須以「英語的3D層次感」來作解釋了四句句子是以「Present 語境」開始,轉入「Past 語境」,所以相對【現在】來說,恐懼與無助就是【過去】的「那些」(those)感受。

 

而中文呢?因為華語時間表達沒有這種強烈的3D層次,所以: 「恐懼與無助感當時充斥著我們。這些感受都是我們所有的」之中,「這些」直接代替上一句的恐懼與無助感,中文這樣翻譯才會變得自然。

 

語法上的【3D層次感】技巧:

過去語境下的「前後感」(Past 與Past perfect的交錯運用);

過去語境下的「點線感」(simple與continuous 形態的交錯運用)。

 

只要在寫Business Writing時刻意做好【3D層次感】,這是突顯自己寫作功力的另一亮點。

 

範疇III: Active VoicePassive Voice的適當搭配

不少老師都會說Passive Voice是Formal Business Writing的一個特色。雖然如此,在Business Writing的範例中,你必會發現Active Voice的句子不單只存在,而且也非常多。

 

其實寫Business Writing不是一味用被動式,或一味用主動式的。【主動式】與【被動式】的恰當搭配也是幫助你的寫作能否impressive的重要元素。

 

範疇IV: 簡單的Conditional Inversion/ Modifier Inversion的運用

由於Business Writing的特色要求只是三條金律: 1.用字準、2.邏輯清、3.Simple Sentence為主。所以,適度地有一句Inversion就可以加強「專業感」了。

 

如: If there is any inquiry,..... 寫成 Should there be any inquiry 

   The files of.... are attached. 寫成Attached are the files of....

 

Business Writing 的Inversion技巧,來來去去「僅三招」。只要習慣用,可以讓人感到你寫得專業。(P.S. :說明文/議論文的Inversion變化,相對上就複雜多了!)

 

 

9個小時【按此:職場寫作Business Writing金律及語法】課程,DSE Paper 2/3適用,是打好【終生寫作能力】的實用、合理學習進路。

關於作者 Tomato Yip

創辦了「7+3視覺英語」,透過這個【7句型+3語構的關連系統】同你一起學習中學及大學的【碎片】英文語法,使你有序由淺入深寫出意念複雜的英文句子。無論書寫工作上的電郵/Proposal/大學論文/DSE英文/IELTS考試都能行雲流水。

文章分類:DSE英文

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