商業英語寫作Email:Writing Tone 與5種上下款內容目錄

Business Email「上下款」的設定,是要跟你的Writing Tone (寫作語調)配合的。

 

 

因為:

無論是職場實戰Writing所需/或是公開試中DSE Eng Lang Paper2Paper 3/甚或IELTS Writing,其Marking Scheme對寫手的Writing Tone是有著「明確要求」的。

 

 

所以:

Step 1: 斷定Writing Tone + 

Step 2: 設置合宜的書信 「上下款」,

是處理Email/LetterWriting的【必要第一步】。

 

Step 1:  Writing Tone 分三大類

 

1. 不宜拉近距離感=>formal tone (對象例政府、機構、上司、在投訴的客人)

 

適用題目: 2017-DSE-ENG LANG 3- B2-5 (Mock) / IELTS  Writing (Mock)

Write an email to invite the guest of honour for the Opening Ceremony …

【對象為 the guest of honour,語調宜保持距離、恭恭敬敬】

 

 

 

2. 欲拉近距離感=>semi-formal tone (對象例年輕人、意圖合作的潛在伙伴)

 

適用題目: 2015-DSE-ENG LANG 3- B1-3 (Mock) / IELTS Writing (Mock)

Write an email replying to schoolmates at St. Francis Secondary School…

 

 

 

3. 關係已熟絡=> Causal tone(對象例:多年同事、父母、朋友)

 

適用題目: 2016-DSE-ENG LANG 2- 7 (Mock) / IELTS  Writing (Mock)

Write an email to your parents to persuade…

 

 

 

Step 2:  「上下款」共5種可能

語調

5種可能

建議組合

Formal Tone

1. 知名字+不宜拉近距離感

(上) Dear Mr. Yip, +

(下) Yours sincerely,

2. 不知名字 +不宜拉近距離感

(上) Dear Sir/ Madam, +

(下) Yours faithfully,

Semi-formal Tone

3.  知名字+欲拉近距離感

(上) Dear Tomato Yip, +

(下)Warm Regards/ Cordially

4.  不知名字+欲拉近距離感

(上)Dear colleagues/ members/ fans,

(下) Warm Regards/ Cordially

Casual Tone

5. 關係已熟絡

(上) Hi Tomato,

(下) Take care, 

 

 

 

5類「上下款」解說

 

1. 知名字+不宜拉近距離感(formal tone)

例如知道名字的上司、長輩、機構負責人、投訴人….(需要表示恭敬的對象),當然要以formal tone作寫作語調。

上款特色宜用Dear,不宜用Hi;名字宜只提Surname ()+先生(Mr.)/小姐(Ms.) / 太太(Mrs.)等稱謂 (如姓名為Tomato Yip,上款寫成: Dear Mr. Yip)+名 全提及是缺乏恭敬的,不宜。

下款特色用Yours sincerely 以表誠意。

 

 

2. 不知名字+不宜拉近距離感(formal tone)

例如不知道名字的公司執事、政府、機構….(需要表示恭敬的對象),當然也要以formal tone作寫作語調。

上款特色宜用Dear,不宜用Hi;因不知對方是男是女,以Dear Sir/ Madam 涵蓋。

下款特色用Yours faithfully 以表恭敬。

 

 

3. 知名字+欲拉近距離感(semi-formal tone)

例如知道名字的 年輕人、意圖合作的潛在伙伴(需要表示沒架子),會用semi-formal tone作寫作語調。

上款特色Dear/Hi也可以(如不太熟絡傾向用Dear/如較熟絡傾向用Hi);名字宜First name()+Surname ()都提及,(如姓名為Tomato Yip,上款寫成: Dear Tomato Yip/ Hi Tomato Yip)+名 全提及是要拉近對方距離

下款特色用Warm Regards/ Cordially/ Best Regards  以表希望關係能更進一步熟絡。

 

 

4. 不知名字+欲拉近距離感(semi-formal tone)

例如對不知道名字的 年輕群體、顧客群、廣大讀者(需要表示沒架子),會用semi-formal tone作寫作語調。

上款特色Dear/Hi也可以(如不太熟絡傾向用Dear/如較熟絡傾向用Hi);以Dear colleagues/ members/ fans/ classmates/ customers  涵蓋。

下款特色用Warm Regards/ Cordially/ Best Regards  以表希望關係能更進一步熟絡。

 

 

5. 關係已熟絡(Casual Tone)

例如多年同事、父母、朋友、親屬

上款特色較傾向用Hi;提名卻不提姓 (First name only)。(如姓名為Tomato Yip,上款寫成: Hi Tomato)

下款特色用Cheers/ Take Care 等口語寒喧句子,以示「無須過份客氣/不用見外」

 

 

至於Formal Tone/ Casual Tone的寫作特點,與如何合宜運用不同Tone語境下的Grammatical Structure,會於【按此:7+3視覺英語(BW版): Business Writing Grammar 課程】詳細教授。

 

 

其實Business Writing的Grammar特點,不外乎以下的Golden rules:

1. 用字: 不必太艱澀。

2. 邏輯: 宜簡潔清晰。

3. 框架多為簡單句,並配合運用「複合句」作其Key Content。

4. 常用語法技巧

i) 助動詞運用的準確

ii) 交代Progress的「時間立體」語感

iii) 適當的active/ passive voice的搭配

iv) 加點商業文件常用的Conditional Inversion/ Modifier Inversion

只要針對性地練習以上的Golden rules,Business Writing的質量提升可以是立竿見影。高度推介【按此:7+3視覺英語(BW版)Business Writing Grammar 課程】。

 

 

 

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關於作者 Tomato Yip

創辦了「7+3視覺英語」,透過這個【7句型+3語構的關連系統】同你一起學習中學及大學的【碎片】英文語法,使你有序由淺入深寫出意念複雜的英文句子。無論書寫工作上的電郵/Proposal/大學論文/DSE英文/IELTS考試都能行雲流水。

文章分類:商業職場

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