商業書信內容其實100%都可以遵從一條百搭公式: 「書信4元素」

1.  寫作【目】的、

2. 【介】紹主題、

3. 【說】明仔細、

4. 【盼】望將來。

再配合恰當的「上下款」設置,寫一篇有具體內容、有恰當語調 Business Writing是「有公式可循」的。

此系列文章分兩部份:

Part 1 : Letter of Suggestion作範例解說,如何使用內容百搭公式【書信內容4元素】。

Part 2:恰當設置「上下款」Writing Tone的關係。

PART 1: 「書信4元素」(百搭公式)

 

A) 關於Business Email 9種功能

上篇已講了Business Email 9個常見功能中的第一種,今次是會講第二種功能:making a suggestion】。

1. making a request (請求)

2. making a suggestion (建議)

3. making an enquiry (詢問)

4. making a complaint (投訴)

5. making an apology (道歉)

6. giving thanks (道謝)

7. extending an invitation (邀請)

8. making an exposition (解說)

9. making an application (申請)

1-4 屬為「問答型」; 5-7為「禮節型」; 8-9屬「說理型」,分成三類幫助記憶。

範例2: Making a suggestion

Dear Wendy Yip,

 

【介】I am David Watson from 7+3 Cookware Company. I have learnt from the internet that your company is looking for a trustworthy cookware manufacturer to collaborate with. 【目】I would like to suggest whether there is an opportunity for us to create a long-term partnership with you. 【說】〈心〉To prove our distinguished product quality, the list of awards granted over the past 10 years is attached hereby. Our company is known for various choices of cookware with a history of 40 years. 

【盼】〈行〉Should you be interested in speaking more about this opportunity, please reach me at any time via email: [email protected] or by phone: 853 22222222. 〈心〉We thank for your taking time7+3語法畫解為何用your taking time? to read this email and your serious consideration.

Warm regards,

David Watson

 

中譯(直譯):

【介】我是7+3 廚具公司的David Watson。我從網上知道你的公司正在找尋一間可靠的廚具製造商合作。【目】我想建議有沒有機會讓我們創造出一個長遠合作關係?【說】〈心〉為了証明我們與眾不同的產品質素,在過去10年所獲得的獎項清單會於這電郵附上。我們公司出名於廚具選擇多樣,已有40年歷史。

【盼】〈行〉如你有興趣對這個機會談多一點,請隨時找我,電郵:[email protected] 或電話:853 22222222〈心〉我們感謝你花時間閱讀這篇電郵,並感謝你的認真考慮。

B) 如何運用「書信4元素」制定內容?

口訣

書信4元素【目】、【介】、【說】、【盼】

口訣是一個日本名字:「木介雪盼」小姐。

 

4元素

1. 【目】的直說

2. 【介】紹〈自己〉/〈事件〉– 設置1/2〈簡短主題句〉

3. 【說】明<行動><心態>,其中可加插〈吹捧說話〉。

4. 【盼】望與感謝<行動><心態>,其中可加插〈吹捧說話〉

 

技巧1:    具體性

(最主要)

內容要盡量concrete(具體)(換句話說,公開試就需要代入自己進職場,所以是需要【編劇能力】)

 

技巧2:    比重性

 

「書信4元素」的比重,會視乎該Business Email的類型,有【比重上】的調節。例如:

一封求職信(Application Letter),在【介】紹自己,這個元素上會佔最大比重。

 

技巧3:    先【介】紹?還是先交代【目】的?

 

另外,有些情況宜「先紹自己」,才講出「寫作的」。那麼,【目、介、說、盼】的次序,有時會改變成【介、目、說、盼】

例如(此範例):

這是一封建議合作信(Letter of establishing cooperation),應該先【紹】自己是誰,才再交代寫作【的】能合作嗎?

 

 

最終口訣

口訣是一個日本名字:【木介雪盼】小姐【介木雪盼】小姐都可以!

 

商業Writing 【書信4元素】公式  範例解說:

運用上面的技巧3因為是提出「合作建議」,對方對自己未必有深刻認知。書信4元素次序宜改動: 【木介雪盼】,改動次序為【介木雪盼】

1. 【介】:介紹自己在提出「合作建議」,宜先略略介紹自己。簡短主題句(一句起、兩句止)其實已經可以。本文用了兩句略略介紹自己是誰。

2. 【目】:目的– a letter of suggestion

3. 【說】要特別注意對方的〈心態〉。為什麼對方非要選擇你?所以要【說出】具說服力的原因(如果是考試題目的話,可以運用【編劇能力】,自己合理地「編」!)

4. 【盼】盼望〈行動〉與感謝〈用心〉We thank for your taking time to read this email and your serious consideration.是一種「吹棒說話」,加上去非常合宜。

3點寫作技巧解說:

技巧1: Business English 一般要求concrete(具體清楚)

 【說】這部份 the list of awards granted over the past 10 years/ with a history of 40 years,編寫得要具體。相比 we have been granted a lot of awards / with a long business history,這些的形容詞寫得太空泛,導致說服力欠奉〈不宜!〉

 

編劇能力如何加強?

原因/目的(why)、時間(when)、地點(where)、人物(who)、物件(which),如何(how)6w。如有必要,都可仔細寫清楚(考試時自己編作)

 

技巧2: 情節是要提出〈合作建議〉,【說明】為什麼要跟自己合作應該佔最重比例

技巧3: 因為對方對你的身份、成就沒有概念用傳統的【目、介、說、盼】公式次序不太妥當,宜用【介、目、說、盼】的次序。

C) Business Grammar解說:

常見錯誤/可改善處

錯誤/改善前

正確/改善後 

at anytime

at any time (adverbial)/ anytime (adv.) 

anytime (adv.)本身已是adverb,如果要用prep+n. adverbial,就要用  at any time (prep+n.),其中any timeprep.後必須要分開。

trustable 

trustworthy

值得信賴是trustworthy,用trustable有點awkward

常見的商業書信Inversion (易學易用!)

感覺太Casual

具商業的formality 

If you are interested in speaking more about this opportunity,…

 

Should you be interested in speaking more about this opportunity,…

 

要改善Business Writing Grammar Structure,其實不外乎這些「金律」(按此:Business Writing  Grammar金律)..,在金律中,Conditional Inversion 是一種常用的商業寫作結構,非常值得【學以以用!】

顯示運用複合grammatical syntax (語構)的能力

比較普通

顯示syntax的變化力

We thank you for taking time to read…

We thank for your taking time to read…

原理就如:

Would you mind me sitting here?  

 

Would you mind my sitting here

這種syntax(語構)的變化,關鍵是v.t.在7個句型中,應該跟隨1個Object還是2個Object的分辨能力。這個在【按此:7+3視覺英語E版-有詳盡「成體系」的「視覺畫解」教授】

Lexical Range (字彙變化)

改善前

改善後

by email….by phone

via email… by phone

(prep. 的多樣化使用) – prep. 是表示「圖像感」的,在7+3視覺英語E版第3課,會配合「7句型視覺公式」,詳盡【畫解】教授。

商業用語(宜具體)

說明/議論(不宜太具體)

over the past 10 years

(具體用over the past….years)

 in recent years/ in recent decades

(大概用in recent years/ in recent decades)

 

hereby/ hereto/ hereof / herein / hereinbefore/ hereinafter 在商業條款制定上 會較多見

Formality Words in Business 專用虛詞、商務意義

1. as 的實、虛用法

2. mayshallshould 的商務權限涵義

3.【儘管條款】/【優先原則】的商務寫法

4.here 系列】: hereby / hereto/ hereof/ herein/ hereinbefore/ hereinafter

5.there 系列】:thereby/ thereto/ thereof/ therefore

6.whereby 的商務用法

7.【如上所述】/【如下所述】的專業寫法

8. in question 的意指

目錄摘要自7+3商業課程【按此:商務文件正規Usage與句型

 

PART 2: Email「上下款」的制定原理

 

至於為何這Email上款用Wendy Yip/下款配Warm regards,原因是對方名字既知曉、但不熟悉、希望拉近距離(semi-formal tone)之故。請參考【按此:PART 2 五種Email上下款的配搭原理】。

我們有一系列商業英文課程及成人英文課程,可以短時間內有系統提升英語能力。

 

關於作者 Tomato Yip

創辦了「7+3視覺英語」,透過這個【7句型+3語構的關連系統】同你一起學習中學及大學的【碎片】英文語法,使你有序由淺入深寫出意念複雜的英文句子。無論書寫工作上的電郵/Proposal/大學論文/DSE英文/IELTS考試都能行雲流水。

文章分類:商業職場

19 1 月, 2022

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19 1 月, 2022

100% 職場Email的內容設定 皆可遵從一條百塔公式: 「內容4元素」:1. 寫作【目】的、2. 【介】紹

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