100%能貫穿9種商業書信的百搭「內容4元素」

1.  寫作【目】的、

2. 【介】紹主題、

3. 【說】明仔細、

4. 【盼】望將來。

 

Letter of thanksgiving 就是giving thanks。是9種常見書信功能的其中一種。9種功能分別是:

1. making a request (請求)

2. making a suggestion (建議)

3. making an enquiry (詢問)

4. making a complaint (投訴)

5. making an apology (道歉)

6. giving thanks (道謝)

7. extending an invitation (邀請)

8. making an exposition (解說)

9. making an application (申請)

 

要【全面地】掌握Business Writing,對這9種功能,以同一套mindset公式:「內容4元素」來貫穿,你會發現「用之得法」,出手可以成章。

 

範例6: Giving thanks

Dear Andy,

 

【目】I am writing to thank you for 【介】your visiting me in the hospital.  【說】<>  It is necessary for me to confess that your visit was very meaningful to me.

 

<> When I was admitted to the hospital a month ago, you sacrificed your time and brought me comfort by my side. <>To be honest, I was really scared that I had suffered a stroke. Your presence changed everything for me. <> You took charge and advocated for me with the doctors and nurses.  <吹捧說話>You were so smart that you asked all the right questions on my behalf.

 

【盼】<>I am so touched by what you did and want to express how grateful I am. You are a friend indeed. <吹捧說話>I will never forget this experience.

 

Best wishes, 

Chris

中譯(直譯):

【目】我寫此信是為了感謝你,【介】我在醫院時你給我的探訪。 【說】<>  我感到有必要坦白承認你的到訪,對我來說是非常有意義。

 

<> 一個月前當我入院時,你犧牲你的時間並在我的身旁給我帶來安慰。<> 說實話,我當時真的懼怕我已患了中風。你的出現對我來說,改變了所有。<> 你與醫生及護士一起,照顧並給我建議。<吹捧說話>你相當聰敏,替我問了很多正確的問題。

 

【盼】<>我很被你所作的感動,我想表達出我何等的感激。<吹捧說話>你誠然是我的朋友,我將不會忘記這個經歷。

 

A) 如何運用「書信4元素」制定內容?

口訣

書信4元素: 【目】、【介】、【說】、【盼】

口訣是一個日本名字:「木介雪盼」小姐。

  

 

4元素

1. 【目】的直說

2. 【介】紹〈自己〉/〈事件〉- 設置1/2句〈簡短主題句〉

3. 【說】明<行動>、<心態>,其中可加插〈吹捧說話〉

4. 【盼】望與感謝<行動>、<心態>,其中可加插〈吹捧說話〉

  

 

 

技巧1:具體性(最主要)

-內容要盡量concrete(具體)(換句話說,公開試就需要代入自己進處境,所以是需要【編劇能力】)

 

技巧2: 比重性

「書信4元素」的比重,會視乎該Business Email的類型,有【比重上】的調節。例如:

一封感謝信(Letter of thanksgiving),在【說】明〈心〉路歷程+吹捧說話,需要較多篇幅。

 

技巧3: 先【介】紹/還是先交代【目】的?

另外,有些情況宜「先紹自己」,才講出「寫作的」。那麼,【目、介、說、盼】的次序,有時會改變成【介、目、說、盼】

例如:

一封建議合作信(Letter of establishing cooperation),應該先【紹】自己是誰,才再交代寫作【的】能合作嗎?

 

最終口訣

口訣是一個日本名字:【木介雪盼】小姐【介木雪盼】小姐都可以!

  

 

 

 

 

B) 這篇Business Writing 的【書信4元素】公式解說:

1. 【目】:目的- a letter of thanksgiving 【thank you for】

 

2. 【介】:介紹事件-【your visiting me in the hospital.】 。簡短主題句(一句起、兩句止)其實已經可以。本文用了半句(一句子句)介紹出主題。

 

3. 【說】:說明相關〈動〉和生出感謝的〈路歷程〉行動心態的說明很多時是〈交叉輪流地〉交代。】因為這篇是Letter of thanksgiving,〈心〉吹捧說話不時的出現是有必要的。

 

4. 【盼】盼望與感謝顯出thanksgiving之情,最後〈心〉吹捧說話 的加強就變得非常合宜。

 

3點寫作技巧解說:

 

技巧1: Business English 一般要求concrete(具體清楚)

 【說】的部份,concrete 的技巧:

【When I was admitted to the hospital a month ago, you sacrificed your time and brought me comfort by my side. 

When: a month ago; Where:hospital; How: by my side…

 

: ‘Concrete’的編劇能力如何加強?

答: 原因/目的(why)、時間(when)、地點(where)、人物(who)、物件(which),如何(how) 共6個w。如有必要,都可仔細寫清楚(考試時自己編作)。

 

技巧2: 情節是要〈感謝〉,【說明】自已的〈路歷程〉,所佔的篇幅需要多點。

技巧3: 用傳統的【目、介、說、盼】公式次序已妥當。因為別人不是陌生人,不須先介紹自己,讓對方直接了當知道這書信的【目】的。

 

 

C) Email「上下款」的制定原理

至於為何這Email上款用Andy/ Best wishes,原因是跟對方已熟悉,不應太遠距離(Casual tone)之故。請參考【按此:  PART 2 五種Email上下款的配搭原理】。

 

除了應用【內容公式】,學好Business Writing的Grammar 獨特金律,與及其常見的Grammatical Skills,打好扎實的語法根底按此:7+3視覺英語: Business Writing 金律及Grammar,出手成一篇有體面的商業書信,絕對是「有簡單方法可依」的。

 

我們有一系列商業英文課程及成人英文課程,可以短時間內有系統提升英語能力。

關於作者 Tomato Yip

創辦了「7+3視覺英語」,透過這個【7句型+3語構的關連系統】同你一起學習中學及大學的【碎片】英文語法,使你有序由淺入深寫出意念複雜的英文句子。無論書寫工作上的電郵/Proposal/大學論文/DSE英文/IELTS考試都能行雲流水。

文章分類:商業職場

19 1 月, 2022

書信內容其實100%都可以遵從一條百塔公式: 「書信4元素」: 1.  寫作【目】的、 2. 【介】紹主題、

19 1 月, 2022

100% 職場Email的內容設定 皆可遵從一條百塔公式: 「內容4元素」:1. 寫作【目】的、2. 【介】紹

19 1 月, 2022

100%能貫穿9種商業書信內容的「百搭4元素」 Letter of Enquiry 就是making an e

Page [tcb_pagination_current_page] of [tcb_pagination_total_pages]

>
error: Content is protected !!