100%能貫穿9種商業書信的百搭「內容4元素」
1. 寫作【目】的、
2. 【介】紹主題、
3. 【說】明仔細、
4. 【盼】望將來。
Letter of thanksgiving 就是giving thanks。是9種常見書信功能的其中一種。9種功能分別是:
1. making a request (請求)
2. making a suggestion (建議)
3. making an enquiry (詢問)
4. making a complaint (投訴)
5. making an apology (道歉)
6. giving thanks (道謝)
7. extending an invitation (邀請)
8. making an exposition (解說)
9. making an application (申請)
要【全面地】掌握Business Writing，對這9種功能，以同一套mindset公式:「內容4元素」來貫穿，你會發現「用之得法」，出手可以成章。
範例6: Giving thanks
Dear Andy,
【目】I am writing to thank you for 【介】your visiting me in the hospital. 【說】<心> It is necessary for me to confess that your visit was very meaningful to me.
<行> When I was admitted to the hospital a month ago, you sacrificed your time and brought me comfort by my side. <心>To be honest, I was really scared that I had suffered a stroke. Your presence changed everything for me. <行> You took charge and advocated for me with the doctors and nurses. <心: 吹捧說話>You were so smart that you asked all the right questions on my behalf.
【盼】<心>I am so touched by what you did and want to express how grateful I am. You are a friend indeed. <心: 吹捧說話>I will never forget this experience.
Best wishes,
Chris
中譯(直譯):
【目】我寫此信是為了感謝你，【介】我在醫院時你給我的探訪。 【說】<心> 我感到有必要坦白承認你的到訪，對我來說是非常有意義。
<行> 一個月前當我入院時，你犧牲你的時間並在我的身旁給我帶來安慰。<心> 說實話，我當時真的懼怕我已患了中風。你的出現對我來說，改變了所有。<行> 你與醫生及護士一起，照顧並給我建議。<心: 吹捧說話>你相當聰敏，替我問了很多正確的問題。
【盼】<心>我很被你所作的感動，我想表達出我何等的感激。<心: 吹捧說話>你誠然是我的朋友，我將不會忘記這個經歷。
A) 如何運用「書信4元素」制定內容？
|
口訣 |
書信4元素: 【目】、【介】、【說】、【盼】 口訣是一個日本名字:「木介雪盼」小姐。
|
|
4元素 |
1. 【目】的直說 2. 【介】紹〈自己〉/〈事件〉- 設置1/2句〈簡短主題句〉 3. 【說】明<行動>、<心態>，其中可加插〈吹捧說話〉。 4. 【盼】望與感謝<行動>、<心態>，其中可加插〈吹捧說話〉
|
技巧1:具體性(最主要)
-內容要盡量concrete(具體)! (換句話說，公開試就需要代入自己進處境，所以是需要【編劇能力】)
技巧2: 比重性
「書信4元素」的比重，會視乎該Business Email的類型，有【比重上】的調節。例如:
一封感謝信(Letter of thanksgiving)，在【說】明〈心〉路歷程＋吹捧說話，需要較多篇幅。
技巧3: 先【介】紹/還是先交代【目】的?
另外，有些情況宜「先介紹自己」，才講出「寫作目的」。那麼，【目、介、說、盼】的次序，有時會改變成【介、目、說、盼】
例如:
一封建議合作信(Letter of establishing cooperation)，應該先【介紹】自己是誰，才再交代寫作【目的】–能合作嗎?
|
最終口訣 |
口訣是一個日本名字:【木介雪盼】小姐/ 【介木雪盼】小姐都可以！
|
B) 這篇Business Writing 的【書信4元素】公式解說:
1. 【目】:目的- a letter of thanksgiving 【thank you for】
2. 【介】:介紹事件-【your visiting me in the hospital.】 。簡短主題句(一句起、兩句止)其實已經可以。本文用了半句(一句子句)介紹出主題。
3. 【說】:說明相關〈行動〉和生出感謝的〈心路歷程〉【行動與心態的說明很多時是〈交叉輪流地〉交代。】因為這篇是Letter of thanksgiving，〈心〉吹捧說話不時的出現是有必要的。
4. 【盼】盼望與感謝: 顯出thanksgiving之情，最後〈心〉吹捧說話 的加強就變得非常合宜。
3點寫作技巧解說:
技巧1: Business English 一般要求concrete(具體清楚)。
– 【說】的部份，concrete 的技巧:
【When I was admitted to the hospital a month ago, you sacrificed your time and brought me comfort by my side. 】
〈When〉: a month ago; 〈Where〉:hospital; 〈How〉: by my side…
問: ‘Concrete’的編劇能力如何加強?
答: 原因/目的(why)、時間(when)、地點(where)、人物(who)、物件(which)，如何(how) 共6個w。如有必要，都可仔細寫清楚(考試時自己編作)。
技巧2: 情節是要〈感謝〉，【說明】自已的〈心路歷程〉，所佔的篇幅需要多點。
技巧3: 用傳統的【目、介、說、盼】公式次序已妥當。因為別人不是陌生人，不須先介紹自己，讓對方直接了當知道這書信的【目】的。
C) Email「上下款」的制定原理
至於為何這Email上款用Andy/ Best wishes，原因是跟對方已熟悉，不應太遠距離(宜Casual tone)之故。請參考【按此: PART 2 五種Email上下款的配搭原理】。
除了應用【內容公式】，學好Business Writing的Grammar 獨特金律，與及其常見的Grammatical Skills，打好扎實的語法根底【按此:7+3視覺英語: Business Writing 金律及Grammar】，出手成一篇有體面的商業書信，絕對是「有簡單方法可依」的。