100% 職場Email的內容設定 皆可遵從一條百搭公式: 「內容4元素」1. 寫作【目】的、2. 【介】紹主題、3. 【說】明仔細、4. 【盼】望將來。只要再配合恰當的「上下款」設置,寫一篇上乘的Business Writing是「有法可依」的。

 

 

此系列文章分兩部份:

Part 1 : 職場Email的內容百搭公式【書信內容4元素】並以Letter of Request 作範例解說。

Part 2:恰當設置「上下款」(須配合Writing Tone)

 

 

PART 1: 「書信4元素」(百搭公式)

 

A) 關於Business Email 的類型

 

坊間書店的商用email範例,分類可達幾十種以上,以【容易「系統地」掌握】的角度看,如此細分其實不必。只要理解這9種email的寫作「功能」,「舉一反三」混合來應用,基本上就能處理絕大部份的Business email。

 

1. making a request (請求)

2. making a suggestion (建議)

3. making an enquiry (詢問)

4. making a complaint (投訴)

5. making an apology (道歉)

6. giving thanks (道謝)

7. extending an invitation (邀請)

8. making an exposition (解說)

9. making an application (申請)

 

分成三組比較好處理:

A組) 1-4 屬「問答型」: request/enquiry/complaint是【問】/suggest是提出【答案】,公開試有可能要求「有問有答」,即是「寫回信」;

B組) 5-7屬「禮節型」:【道歉、感謝、邀請】屬職場的必須禮節。

C組) 8-9屬「說理型」: 解說、申請

 

這一篇文章會以making a request 作「書信4元素」的範例解說。

 

 

B) 如何運用「書信4元素」制定內容?

口訣

書信4元素: 【目】、【介】、【說】、【盼】

口訣是一個日本名字:「木介雪盼」小姐。

 

4元素

1. 【目】的直說

2. 【介】紹〈自己〉/〈事件〉- 設置1/2句〈簡短主題句〉

3. 【說】明<行動>、<心態>,其中可加插〈吹捧說話〉。

4. 【盼】望與感謝<行動>、<心態>,其中可加插〈吹捧說話〉

 

技巧1.

(重要: concrete)

-內容要盡量concrete(具體)(換句話說,公開試就需要代入自己進職場,所以是需要【編劇能力】)

 

技巧2. 

(比重決定)

「書信4元素」的比重,會視乎該Business Email的類型有【比重上】的調節。例如:

一封求職信(Application Letter),在【介】紹自己,這個元素上會佔最大比重。

一封投訴信(Complaint Letter),在【說】明〈受害者心情〉、〈要求具體行動〉會佔較大比重。

 

技巧3

(先【目】?先【介】?)

另外,有些情況宜「先紹自己」,才講出「寫作的」。那麼,【目、介、說、盼】的次序,有時會改變成【介、目、說、盼】

例如:

 

 

最終口訣

口訣是一個日本名字:【木介雪盼】小姐【介木雪盼】小姐都可以!

 

 

 

 

 

 

C) 運用「書信4元素」範例解說1

 

範例1. Making a request

 

 

Dear Mr. Johnson,

 

【目】I am writing this email to request a short period of unpaid leave next week.

 

【介〈事〉】My father was diagnosed with Stage IV lung cancer. 【說〈行〉】To accompany him in this special occasion, I would need to be away from work for three days, from Monday 17th to Wednesday 19th【說〈心〉】These few days would be very important to my parents and the whole family.【說〈行〉/〈心〉】My schedule for next week is relatively not tight, apart from (除此之外one meeting with a client (ABC Company). Amy would be able to attend the meeting on behalf of me, as she had experience dealing with ABC company and knew the relevant staff(沒有複數形,即無s) there. 

 

【盼】I would be very grateful if you grant the permit. Thank you for your understanding. 

 

Yours sincerely, 

Tomato Yip

 

 

中譯(直譯):

【目】我寫這電郵是為了於下星期,請求(request)一段短時期的無薪休假。

 

【介〈事〉】 我父親被診斷為肺癌第四期。【說〈行〉】為了在這特殊情況下陪伴他,我需要離開工作三天,由17號 週一至19號 週三。【說〈心〉】這幾天對我的父母及整個家庭來說,都是非常重要的。【說〈行〉/〈心〉】 我下週的日程表相對上不算緊密,除了要與一名客人(ABC公司)進行會議。Amy 能代替我出席該會議,因為她有處理ABC公司的經驗,並且認識那裡相關的員工。

 

【盼】我會非常欣慰,如果你給予準許。謝謝你的理解。

 

 

 

商業Writing 【書信4元素】公式解說:

 

1. 【目】:目的- a letter of request

2. 【介】:介紹事件-爸爸患末期癌症。My father was diagnosed with Stage IV lung cancer. 為其「簡短主題句」(一句起、兩句止)。

3. 【說】: 說明〈適當行動〉的重要,也要考慮不同人的〈心情〉-例如家人的〈心情〉(如何安撫家人)與及老闆的〈心情〉(如何安撫老闆都重要!)【說】的內容部份,建構時一般都會將〈行動〉/〈心情〉一起考量。

4. 【盼】盼望與感謝作結語,Thank your for your understanding是一種對德行上的「吹棒說話」,加上去非常合宜。

 

3點寫作技巧解說:

技巧1: Business English 一般要求concrete(具體清楚)

 【介】這部份: with Stage IX lung cancer / with a terminal disease 兩種表達,要二選一的話,因前者較具體,會用前者。

– 【說<行>】(說明行動)這部份,考試時要盡量代入編出 (編劇能力)一個【具體行動】,言之鑿鑿,對upgrade有莫大幫助。(當然商場實際應用就直接說實話便可以了。)

 

考試時「編劇能力」如何加強?

答: 原因/目的(why)、時間(when)、地點(where)、人物(who)、物件(which),如何(how)共6個w。如有必要,都要仔細寫清楚(考試時自己編作),除非其中的枝節,情理上不必交代(如這裡的where情理上不用交代。)

 

技巧2: 情節是你要請假,【說明】元素應該佔最重比例

技巧3: 因為對方是對自己有認識的,用【目、介、說、盼】的次序,而不用【介、目、說、盼】的次序。

 

 

PART 2: Email「上下款」的制定原理

 

至於為何這Email上款用Mr.Johnson/下款用Yours sincerely,原因是對方名字既知曉、又希望保持距離感(formal tone)之故。請參考【按此:  PART 2 五種Email上下款的配搭原理】。

 

 

其實,Business Emails 就算有書本將之分成過百款,只要不斷熟用【內容4元素公式】,加點concrete的編劇技巧,調整該商務處境下的4元素比重。萬變其實不離其中。

 

同理,100%英文Grammar都可以用【7句型+3語構】來貫穿畫解【按此:何謂7+3視覺英語】,不斷熟用7+3的思維拆解- Grammar 世界的「語構組合」原理,也是萬變不離其中。

 

今期講解完第1類功能: making a request,下期會以Business Email實例解說第2類功能: making a suggestion。

 

我們有一系列商業英語課程及成人英語課程,可以短時間內有系統提升英語能力。

關於作者 Tomato Yip

創辦了「7+3視覺英語」,透過這個【7句型+3語構的關連系統】同你一起學習中學及大學的【碎片】英文語法,使你有序由淺入深寫出意念複雜的英文句子。無論書寫工作上的電郵/Proposal/大學論文/DSE英文/IELTS考試都能行雲流水。

文章分類:商業職場

19 1 月, 2022

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19 1 月, 2022

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