職場Email的寫作技巧3: Letter/Email of Enquiry

100%能貫穿9種商業書信內容的「百搭4元素」

Letter of Enquiry 就是making an enquiry。是9種常見書信功能的其中一種。9種功能分別是:

1. making a request (請求)

2. making a suggestion (建議)

3. making an enquiry (詢問)

4. making a complaint (投訴)

5. making an apology (道歉)

6. giving thanks (道謝)

7. extending an invitation (邀請)

8. making an exposition (解說)

9. making an application (申請)

這是商用書信系列的第3篇文章，會以making an enquiry 作範例解說。

以上9種Business Writing的內容，其實100%都可以運用一條百塔公式: 「書信4元素」貫穿(會在這篇文章的Part 1解說): 

1.  寫作【目】的、

2. 【介】紹主題、

3. 【說】明仔細、

4. 【盼】望將來。

再配合恰當的「上下款」設置(在這篇文章的Part 2解說)

範例3: Making an enquiry

Dear Tomato Yip,

【目】I am writing to enquire about 【介】the enrollment of 7+3 Vision English course. I am a seventeen-year-old student preparing for the IELTS exam in Hong Kong. 【說】<行>For some time I have been looking for a systematic course in training up an appropriate mindset to master English grammar thoroughly, and <心>my close friend highly recommended this course to me, seemingly, closely aligning with my quest. 【按此:7+3語法畫解: 3語構組成的複合句】 

However, I am not sure whether the course is for Cantonese speakers only, or for Mandarin speakers too. 【盼】 I was born in Taiwan and had better subscribe for the mandarin, my mother tongue, version. I would also be very grateful if I am allowed to pay for the course other than credit card. 

I am looking forward to receiving your reply.

Cordially,

Chris Chow

中譯(直譯):

【目】我寫此信是為了詢問關於【介】參加7+3視覺英語的課程。我是一名17歲學生，正在準備在香港的IELTS考試。【說】〈行〉已有一段時間，我一直在找尋一個能訓練合適思維，以全面掌握英語語法的系統性課程。<心>而我的好友高度推廌這個課程給我，看來似乎，跟我所追求的相近一致(closely align with)。

但是，我不肯定這課程是否只為操廣東話人士，或也為操國語人士而設？【盼】〈行〉我是在台灣出生，故最好還是訂購國語版本(我的母語)。我會非常感激，如果我被容許以信用卡以外的形式支付課程的話。

我期待著收到你的回覆。

PART 1: 「書信4元素」(百搭公式)

A) 如何運用「書信4元素」制定內容？

技巧1:具體性(最主要)

–內容要盡量concrete(具體)! (換句話說，公開試就需要代入自己進職場，所以是需要【編劇能力】)

技巧2: 比重性

「書信4元素」的比重，會視乎該Business Email的類型，有【比重上】的調節。例如:

一封求職信(Application Letter)，在【介】紹自己，這個元素上會佔最大比重。

技巧3: 先【介】紹/還是先交代【目】的?

另外，有些情況宜「先介紹自己」，才講出「寫作目的」。那麼，【目、介、說、盼】的次序，有時會改變成【介、目、說、盼】

例如:

一封建議合作信(Letter of establishing cooperation)，應該先【介紹】自己是誰，才再交代寫作【目的】–能合作嗎?

這篇Business Writing 的【書信4元素】公式解說:

1. 【目】:目的– a letter of enquiry 【enquire about】

2. 【介】:介紹事件–希望參加課程。簡短主題句(一句起、兩句止)其實已經可以。本文用了一句半介紹自己意圖+自己是誰:

about 【the enrollment of 7+3 Vision English course. I am a seventeen-year-old student preparing for the IELTS exam in Hong Kong. 】

3. 【說】:說明自已一向的〈行動〉和一向的〈心態〉【行動與心態的說明很多時是〈交叉輪流地〉交代，以增強書信的說服力。】

4. 【盼】盼望與感謝: 講出盼望的原因，並先提出感謝。

【 I was born in Taiwan and had better subscribe for the mandarin, my mother tongue, version. I would also be very grateful if I am allowed to pay for the course other than credit card. 】

3點寫作技巧解說:

技巧1: Business English 一般要求concrete(具體清楚)。

– 【說】這部份: 對這課程感興趣的concrete 原因:

【<行>For some time I have been looking for a systematic course in training up an appropriate mindset to master English grammar thoroughly, and <心>my close friend highly recommended this course to me, seemingly, closely aligning with my quest. 】

問: 編劇能力如何加強?

答: 原因/目的(why)、時間(when)、地點(where)、人物(who)、物件(which)，如何(how) 共6個w。如有必要，都可仔細寫清楚(考試時自己編作)。

技巧2: 情節是要〈提出詢問〉，【說明】能解決這個疑問，對自己來說是重要。

技巧3: 用傳統的【目、介、說、盼】公式次序已妥當。因為先給別人知道這書信的【目】的，直接了當，無須兜圈。

C) Business Grammar解說:

常見錯誤／可改善處

同義詞的變化(Lexical Range)

尋找looking for (v.) = my quest (n.)

同義詞的選用

PART 2: Email「上下款」的制定原理

如果用formal tone，就是刻意營造距離感。

但是，這篇宜用Semi-formal tone: 因自己是被好朋友介紹(有信心更靠近)，顯出有誠意加入學習，並盼望准許以特殊方式支付。希望相關問題能處理後，之後能拉近與老師的距離。

至於為何這Email上款用Tomato Yip/下款配Cordially，原因是對方名字既知曉、但不熟悉、希望拉近距離(semi-formal tone)之故。請參考【按此:  PART 2 五種Email上下款的配搭原理】。

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