100% 職場Email的內容設定 皆可遵從一條百塔公式: 「內容4元素」1. 寫作【目】的、2. 【介】紹主題、3. 【說】明仔細、4. 【盼】望將來。只要再配合恰當的「上下款」設置,寫一篇上乘的Business Writing是「有法可依」的。

 

此書信是此系列的第4個範例,為學生熟習如何運用此「百塔公式」進行Business Writing,照舊分兩部份:

Part 1 : 職場Email的內容百塔公式【書信內容4元素】並以Letter of Complaint 作範例解說。

Part 2:恰當設置「上下款」(須配合Writing Tone)

 

 

PART 1: 「書信4元素」(百搭公式)

 

如何運用「書信4元素」制定內容?

口訣

書信4元素: 【目】、【介】、【說】、【盼】

口訣是一個日本名字:「木介雪盼」小姐。

 

4元素

1. 【目】的直說

2. 【介】紹〈自己〉/〈事件〉- 設置1/2句〈簡短主題句〉

3. 【說】明<行動>、<心態>,其中可加插〈吹捧說話〉。

4. 【盼】望與感謝<行動>、<心態>,其中可加插〈吹捧說話〉

 

技巧1.

(重要: concrete)

-內容要盡量concrete(具體)(換句話說,公開試就需要代入自己進職場,所以是需要【編劇能力】)

 

技巧2. 

(比重決定)

「書信4元素」的比重,會視乎該Business Email的類型有【比重上】的調節。例如:

一封求職信(Application Letter),在【介】紹自己,這個元素上會佔最大比重。

一封投訴信(Complaint Letter),在【說】明〈受害者心情〉、〈要求具體行動〉會佔較大比重。

 

技巧3

(先【目】?先【介】?)

另外,有些情況宜「先紹自己」,才講出「寫作的」。那麼,【目、介、說、盼】的次序,有時會改變成【介、目、說、盼】

例如:一封建議合作信(Letter of establishing cooperation),應該先【紹】自己是誰,才再交代寫作【的】可能合作嗎?

 

最終口訣

口訣是一個日本名字:【木介雪盼】小姐【介木雪盼】小姐都可以!

 

 

 

C) 運用「書信4元素」範例解說4

 

Dear Sir/Madam,

 

【目】I am writing to complain about 【介】my awful experience I had at your store.  【說】<> One week ago, I bought ‘Paws’ dog food for my pet at your store. But, I was surprised at what happened when I got home and used this bag of dog food. 

 

Although it was on the shelf to be sold that day, this dog food had expired. It had expired over seven months by the date I bought it. <>Because it was on the shelf, I took it for granted that it was good to feed my pet. Unfortunately, that was not the case.  My dog fell sick seriously after the feed!

 

【盼】<Due to this, I am now hesitant to trust the quality of other products at your store. <>Attached are the receipt of my purchase that should be refunded, and the relevant hospital bills for my pet that should be compensated fairly. <> If you fail to do these, I will take the matter to the consumer council. 

 

<>Please contact me as soon as possible at (853)22222222 or at [email protected] .

 

Yours faithfully,

Chris Chan

 

中譯(直譯):

【目】我寫此信是為了投訴關於【介】我在你店鋪的一個可怕經歷。【說】〈行〉一週前,我在你店鋪,替我的寵物,購買了‘Paws’狗糧。但是,當我回家,用過這袋狗糧後,我感到很驚訝。 

 

儘管這是在當日放在架上待銷,這狗糧卻早已過期。從我購買當日止,原來已過期了7個月。〈心〉正因為它是放在架上,我理所當然認為這用來餵飼寵物是可以的。不幸地,並不是如此。我的狗進食後嚴重病倒!

 

【盼】<>由於這樣,我現在很躊躇去信任你店鋪的產品質素。<>附上應該回款的購買收據,以及要合理賠償的寵物醫療帳單。<> 如果你做不到這些,我會將這事件提到消費者委員會。

 

<>請儘快聯絡我 (853)22222222 或 [email protected] .

 

 

這篇商業Writing 【書信4元素】公式解說:

 

1. 【目】:目的- a letter of complaint 【to complain about】

 

2. 【介】:介紹事件-在你店的可怕經歷。【my awful experience I had at your store.】  為其「簡短主題句」(一句起、兩句止)。

 

3. 【說】〈行動〉與〈心情〉的夾雜說明。如果以考試來說,行動的說明其實就是一種【編劇能力】,而〈心情〉的說明,一般會隨所編的行動,合理地自然流露。

 

4. 【盼】盼望與感謝作結語。因為這篇是Letter of Complaint,所謂的盼望,是需要帶點威嚇性;所謂的感謝,是一種「有禮貌」的迫切祈使(Please contact …as soon as possible)而已。即是,軟硬兼施。這【盼】部份跟上面【說】部份一樣,可以是以〈行動〉與〈心情〉交叉夾雜說明。

 

3點寫作技巧解說:

技巧1: Business English 一般要求concrete(具體清楚)

– 【說<行>】(說明行動)這部份,考試時要盡量代入編出 (編劇能力)一個【具體行動】,言之鑿鑿(在why, when, where, who, which, how…中,選擇一些【具體枝節】進行交代),對upgrade有莫大幫助。

 

技巧2: 情節是你在投訴,【說明】為什麼投訴 應該佔最重比例

技巧3: 因為對方是對自己有認識的,用【目、介、說、盼】的次序,而不用【介、目、說、盼】的次序。即第一句就擺明車馬,要投訴!

 

PART 2: Email「上下款」的制定原理

 

至於為何這Email上款用Dear Sir/Madam下款用Yours faithfully,原因是對方名字不知曉、又希望保持距離感(formal tone)之故。請參考【按此:  PART 2 五種Email上下款的配搭原理】。

 

 

其實,Business Emails 就算有書本將之分成過百款,只要不斷熟用【內容4元素公式】,加點concrete的編劇技巧,調整該商務處境下的4元素比重。萬變其實不離其中。

 

同理,100%英文Grammar都可以用【7句型+3語構】來貫穿畫解【按此:何謂7+3視覺英語】,不斷熟用7+3的思維拆解- Grammar 世界的「語構組合」原理,也是萬變不離其中。

 

我們有一系列商業英語課程及成人英語課程,可以短時間內有系統提升英語能力。

關於作者 Tomato Yip

創辦了「7+3視覺英語」,透過這個【7句型+3語構的關連系統】同你一起學習中學及大學的【碎片】英文語法,使你有序由淺入深寫出意念複雜的英文句子。無論書寫工作上的電郵/Proposal/大學論文/DSE英文/IELTS考試都能行雲流水。

文章分類:商業職場

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