Business Email「上下款」的設定，是要跟你的Writing Tone (寫作語調)配合的。
因為:
無論是職場實戰Writing所需/或是公開試中: 如DSE Eng Lang Paper2或Paper 3/甚或IELTS Writing，其Marking Scheme對寫手的Writing Tone是有著「明確要求」的。
所以:
Step 1: 斷定Writing Tone +
Step 2: 設置合宜的書信 「上下款」，
是處理Email/Letter類Writing的【必要第一步】。
Step 1: Writing Tone 分三大類:
1. 不宜拉近距離感=>用formal tone (對象例: 政府、機構、上司、在投訴的客人)
適用題目: 2017-DSE-ENG LANG 3- B2-5 (Mock) / IELTS Writing (Mock) Write an email to invite the guest of honour for the Opening Ceremony … 【對象為 the guest of honour，語調宜保持距離、恭恭敬敬】
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2. 欲拉近距離感=>用semi-formal tone (對象例: 年輕人、意圖合作的潛在伙伴)
適用題目: 2015-DSE-ENG LANG 3- B1-3 (Mock) / IELTS Writing (Mock) Write an email replying to schoolmates at St. Francis Secondary School…
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3. 關係已熟絡=>用 Causal tone(對象例：多年同事、父母、朋友)
適用題目: 2016-DSE-ENG LANG 2- 7 (Mock) / IELTS Writing (Mock) Write an email to your parents to persuade…
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Step 2: 「上下款」共5種可能:
語調 | 5種可能 | 建議組合 |
Formal Tone | 1. 知名字+不宜拉近距離感 | (上) Dear Mr. Yip, + (下) Yours sincerely, |
2. 不知名字 +不宜拉近距離感 | (上) Dear Sir/ Madam, + (下) Yours faithfully, | |
Semi-formal Tone | 3. 知名字+欲拉近距離感 | (上) Dear Tomato Yip, + (下)Warm Regards/ Cordially |
4. 不知名字+欲拉近距離感 | (上)Dear colleagues/ members/ fans, (下) Warm Regards/ Cordially | |
Casual Tone | 5. 關係已熟絡 | (上) Hi Tomato, (下) Take care, |
5類「上下款」解說:
1. 知名字+不宜拉近距離感(formal tone)
例如: 對知道名字的上司、長輩、機構負責人、投訴人….(需要表示恭敬的對象)，當然要以formal tone作寫作語調。
上款特色: 宜用Dear，不宜用Hi；名字宜只提Surname (姓)+先生(Mr.)/小姐(Ms.) / 太太(Mrs.)等稱謂 (如姓名為Tomato Yip，上款寫成: Dear Mr. Yip)，姓+名 全提及是缺乏恭敬的，不宜。
下款特色: 用Yours sincerely 以表誠意。
2. 不知名字+不宜拉近距離感(formal tone)
例如: 對不知道名字的公司執事、政府、機構….(需要表示恭敬的對象)，當然也要以formal tone作寫作語調。
上款特色: 宜用Dear，不宜用Hi；因不知對方是男是女，以Dear Sir/ Madam 涵蓋。
下款特色: 用Yours faithfully 以表恭敬。
3. 知名字+欲拉近距離感(semi-formal tone)
例如: 對知道名字的 年輕人、意圖合作的潛在伙伴(需要表示沒架子)，會用semi-formal tone作寫作語調。
上款特色: Dear/Hi也可以(如不太熟絡傾向用Dear/如較熟絡傾向用Hi)；名字宜First name(名)+Surname (姓)都提及，(如姓名為Tomato Yip，上款寫成: Dear Tomato Yip/ Hi Tomato Yip)，姓+名 全提及是要拉近對方距離。
下款特色: 用Warm Regards/ Cordially/ Best Regards 以表希望關係能更進一步熟絡。
4. 不知名字+欲拉近距離感(semi-formal tone)
例如: 對不知道名字的 年輕群體、顧客群、廣大讀者(需要表示沒架子)，會用semi-formal tone作寫作語調。
上款特色: Dear/Hi也可以(如不太熟絡傾向用Dear/如較熟絡傾向用Hi)；以Dear colleagues/ members/ fans/ classmates/ customers 涵蓋。
下款特色: 用Warm Regards/ Cordially/ Best Regards 以表希望關係能更進一步熟絡。
5. 關係已熟絡(Casual Tone)
例如: 多年同事、父母、朋友、親屬…
上款特色: 較傾向用Hi；提名卻不提姓 (First name only)。(如姓名為Tomato Yip，上款寫成: Hi Tomato)
下款特色: 用Cheers/ Take Care 等口語寒喧句子，以示「無須過份客氣/不用見外」。
至於Formal Tone/ Casual Tone的寫作特點，與如何合宜運用不同Tone語境下的Grammatical Structure，會於【按此:7+3視覺英語(BW版): Business Writing Grammar 課程】詳細教授。
其實Business Writing的Grammar特點，不外乎以下的Golden rules:
1. 用字: 不必太艱澀。
2. 邏輯: 宜簡潔清晰。
3. 框架多為簡單句，並配合運用「複合句」作其Key Content。
4. 常用語法技巧
i) 助動詞運用的準確
ii) 交代Progress的「時間立體」語感
iii) 適當的active/ passive voice的搭配
iv) 加點商業文件常用的Conditional Inversion/ Modifier Inversion
只要針對性地練習以上的Golden rules，Business Writing的質量提升可以是立竿見影。高度推介【按此:7+3視覺英語(BW版)Business Writing Grammar 課程】。
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